Quando si parla di digitalizzazione si intende un processo che rende sicuramente migliore l’efficienza e la produttività di ogni team di lavoro.
La digitalizzazione, infatti, agisce direttamente sui processi operativi in un ufficio, ottimizzando i passaggi e i tempi di esecuzione.
Vediamo, quindi, insieme quali sono tutti i benefici che la digitalizzazione documentale può apportare al tuo lavoro e a quello del tuo staff, secondo la nostra lunga esperienza nel campo come Partner Dealer Sharp e parte di Happy Network, rete di imprese specializzate nel campo dei servizi alle imprese e ai professionisti.
Ottima organizzazione e gestione
Iniziamo da un aspetto imprescindibile, ovvero la migliore organizzazione e gestione dei documenti.
Grazie ai sistemi DMS di gestione elettronica dei documenti, i file possono essere indicizzati, catalogati e quindi reperiti in modo più facile e immediato. In questo modo, si ottimizza il tempo ed elimina quasi totalmente il rischio di perdere le informazioni.
A questo seguono altri due vantaggi molto interessanti, ovvero l’accessibilità e la condivisione dei documenti. L’accessibilità rende i documenti consultabili dal team da un qualsiasi luogo e in un qualsiasi momento. Questo aspetto risulta particolarmente attraente quando, ad esempio, in azienda si ha parte del team che lavora da remoto o da diverse parti geografiche distanti tra loro. In questo modo oltre ad essere accessibili, i documenti possono essere condivisi e consultabili in contemporanea su più dispositivi da più persone. Sono indubbi i benefici sulla collaborazione tra i membri del team, che avranno workflow più fluidi e sereni.
Una possibilità resa reale da una gamma di stampanti da ufficio e MFP (stampanti multifunzioni), A3 e A4 a colori e in bianco e nero che offrono massima connettività e flessibilità operativa.
Maggiore sicurezza per i documenti
I documenti digitali possono essere, inoltre, protetti mediante diversi e maggiori livelli di sicurezza.
Grazie alle nostre stampanti multifunzione, infatti, ai documenti si possono applicare sistemi di crittografia, password e autorizzazioni di accesso. Tutto questo consente solo alle persone autorizzate di poter accedere alle informazioni sensibili.
Si aggiungono i backup automatici, che consentono di proteggere i documenti e i dati da eventuali perdite o danneggiamenti.
Inoltre, dal momento che molti settori professionali richiedono conformità a normative rigorose in materia di gestione dei documenti, i nostri sistemi di gestione e accesso automatizzato ai documenti, permettono di monitorare gli accessi e accedere allo storico delle modifiche sugli stessi.
Risparmio dei tempi e sostenibilità
La digitalizzazione dei documenti abbatte i costi di gestione dei documenti cartacei, come la stampa o la spedizione, aumentando così l’efficienza di tutto il team. E oltre al risparmio economico, la digitalizzazione implementa sulla sostenibilità: ridurre il consumo della carta e l’eventuale trasporto di documenti fisici, diminuisce la quantità dei rifiuti, garantendo una scelta più responsabile dal punto di vista ecologico.
È il momento giusto per digitalizzare!
Come DigitalHub garantiamo tutti questi benefici ad aziende e professionisti: è quindi il momento giusto per iniziare.
