La digitalizzazione dei processi di lavoro in ufficio è diventata essenziale, al fine di ottenere alte performance.

Pertanto, si è sempre più evoluta, in questo senso, l’integrazione tra dispositivi di stampa e sistemi Cloud: questo favorisce le aziende su molti livelli. Oltre che la semplice stampa e gestione dei documenti, questa combinazione favorisce il passaggio sicuro delle informazioni e un flusso di lavoro eccellente e sereno per tutti.

Vediamo insieme e più nello specifico di cosa parliamo.

Accesso sicuro ai documenti anche da remoto 

Tra i vantaggi più evidenti di questa integrazione c’è sicuramente l’accesso ai documenti da qualsiasi luogo, fisico o digitale, nel caso parte del team lavori da remoto.

Questo è un vantaggio specie per le aziende che hanno deciso di adottare workflow fluidi e ibridi, con team molto grandi e distribuiti in diverse parti del mondo.

L’accesso ai documenti ha il plus di essere totalmente sicuro, al fine di non sottoporre i dati a rischi di violazione, specie per la privacy.

Riduzione dei costi per un’elevata sicurezza 

Affidarsi al Cloud per la gestione dei documenti corrisponde anche a un evidente vantaggio sui costi. Di fatti, non essendoci bisogno di avere un hardware locale, come un server di stampa o di archiviazione, si riducono i costi di stampa, grazie alle funzioni di stampa selettiva e anteprima di stampa, e archiviazione, oltre che di manutenzione.

Ogni azienda ha a cuore la sicurezza dei propri dati e quelli dei suoi clienti: essa rappresenta uno dei punti fondamentali su cui si basa anche la brand reputation e la sua credibilità nel tempo.

A tal proposito, i sistemi aziendali Cloud offrono e garantiscono misure di sicurezza avanzate come crittografia e autenticazione multi-fattore, al fine di proteggere le informazioni sensibili.

Inoltre, molti provider per servizi Cloud ottengono certificazioni di conformità a normative di sicurezza internazionale, così da proteggere i dati sempre nel rispetto delle leggi vigenti in tema di sicurezza e cyber sicurezza.

Una migliore collaborazione e flessibilità 

Avere un sistema integrato tra dispositivi di stampa e Cloud ottimizza e rende più efficace la collaborazione tra i membri dello staff di un’azienda. Ogni documento può essere condiviso e modificato in tempo reale: questo consente a più persone di lavorare nello stesso tempo sullo stesso file, allineando tutti coloro che vi partecipano.

Questo tipo di collaborazione accelera i processi e riduce i tempi di attesa del cliente finale.

Inoltre, ogni soluzione Cloud può essere scalabile. Infatti, le aziende possono adottare le risorse in base alle loro esigenze, senza dover necessariamente investire in nuovi hardware. Per questo il Cloud resta un’opzione preferibile, specie per realtà in crescita o che hanno variazioni stagionali della domanda e dell’offerta.

Controllo in real time altamente efficace 

Grazie ai sistemi Cloud, ogni attività di stampa può essere centralizzata e controllata. Con dashboard altamente intuitive, i membri del team possono accedere allo stato di avanzamento di ogni processo, così da identificare eventuali problemi in maniera tempestiva. Questo approccio migliora il lavoro e riduce i tempi di inattività.

A tutto ciò si aggiunge la possibilità di poter integrare le soluzioni Cloud con altri sistemi aziendali, come piattaforme di gestione documentale, applicazioni di project management e piattaforme di comunicazione.

È in tal modo che si crea un ecosistema digitale interconnesso, che semplifica i flussi di lavoro e aumenta la produttività di tutto il team.

Un ambiente di lavoro sicuro ed efficiente 

Per concludere, integrare dispositivi di stampa e sistemi Cloud è un grande passo in avanti verso un workflow efficiente, sicuro, flessibile.

Le aziende che adottano questa combinazione vincente, riescono ad ottenere molti benefici, come riduzione dei tempi di lavoro e dei costi, aumento della produttività in un ecosistema digitale e digitalizzato al passo con i tempi e con le nuove sfide del mercato.